Preguntas frecuentes

No. Todo el repositorio es público: se navega y se descarga sin iniciar sesión. La sesión sirve para otras cosas —que tu descarga quede registrada, que tu conversación con el chatbot tenga historial, y para administrar si tienes el rol—.

Con Google. Para tareas institucionales, usa tu cuenta @unitropico.edu.co. Ver Autenticación.

Tener sesión y tener el rol son cosas distintas. La zona de carga y los botones de eliminar solo aparecen con el rol admin-sig. Comprueba la etiqueta del panel lateral: si dice «Conectado» y no «Admin SIG», no lo tienes. Ver Roles y permisos.

No. Es de solo lectura, sin autenticación, con CORS abierto por diseño, y no expone datos de quién subió cada archivo. Ver API pública.

La búsqueda exige que todas tus palabras estén presentes, así que escribir de más reduce los resultados a cero. Deja dos o tres palabras clave, sin artículos ni preposiciones: «acta comité» en vez de «formato de acta de reunión del comité».

El buscador filtra por coincidencia de texto sobre el nombre y el código: necesitas saber cómo se llama el documento. El chatbot interpreta la intención: le dices para qué lo necesitas. Si sabes el nombre, el buscador es más rápido; si no, el chatbot.

Casi siempre es porque hay una carpeta seleccionada que no tiene documentos. Vuelve a la píldora Todas. Si aun así está vacío, ese proceso todavía no tiene documentos publicados; puedes comprobarlo en Mapa de procesos.

Mira el final del código: .03 es posterior a .02. La versión más alta es la vigente. Si te encuentras las dos publicadas, avísale a la División del SIG: debería quedar solo la vigente.

El repositorio publica solo la versión vigente de cada documento; la versión aparece en el código. Si necesitas saber cuándo se aprobó el contenido —no cuándo se publicó el archivo— pregúntale al líder del proceso.

TIPO-PROCESO-NÚMERO.VERSIÓN. Por ejemplo FR-IFO-01.02 es el formato número 1 del proceso de Gestión de la Información, en su segunda versión. Desglose completo en Codificación.

El formato (FR-) es el papel que diligencias. El procedimiento (PR-) explica cuándo se diligencia, quién lo recibe y qué pasa después. Suelen ir en pareja: el procedimiento cita su formato.

La caracterización (CP-) describe el proceso completo: objetivo, alcance, entradas, salidas, responsables e indicadores. Es el documento por el que conviene empezar cuando llegas nuevo a un área.

Manda el código: es una caracterización, aunque esté en esa carpeta. La carpeta la elige quien publica; el tipo lo fija el código. Ver Tipos de documento.

El código del archivo y el slug de la carpeta no siempre coinciden. MEA corresponde a gma (Medios Educativos), BCM a gbc (Bienestar) e IFR a inf (Infraestructura). Tabla completa en Codificación.

No, y confundirlos es el error más común. IFO es Gestión de la Información (cartas, actas, resoluciones, grados). IFR/inf es Gestión de la Infraestructura (almacén, bienes, planta física). Y FNC es Gestión Financiera. Tres procesos distintos.

El repositorio guarda plantillas y documentos del sistema de gestión, no actos administrativos ya emitidos. Aquí está el formato de resolución en blanco; la resolución firmada la emite y la custodia la dependencia que la expide.

No. Las políticas institucionales y su seguimiento viven en PolariScore. En el SIG está la plantilla de resolución, no las resoluciones emitidas.

No. Eso es material académico y está en la Biblioteca / repositorio institucional de la Universidad.

No es información del SIG. Consulta con Admisiones y Registro o con Vicerrectoría Académica.

Tampoco. El repositorio publica los formatos en blanco; lo que se diligencia lo custodia cada proceso conforme a su tabla de retención documental.

La causa más frecuente es que el documento se actualizó de versión: cada archivo tiene su propia clave, así que la del archivo retirado deja de resolver. Busca el documento por su código sin la versión (FR-IFO-01) y toma el enlace nuevo. Ver Enlaces de descarga.

Sí, y es lo recomendable frente a adjuntar el archivo. Usa el botón Copiar enlace de la página de descarga, y cita también el código del documento por si el enlace envejece.

Solo si tienes sesión iniciada, y solo la fecha, el archivo, el proceso y el formato. Sin sesión no se registra nada. Las cifras que publica esta documentación son conteos agregados, nunca datos personales.

Sí, desde la ficha del proceso. Respeta el filtro de carpeta activo: con Todas te llevas el proceso completo. Revisa el reporte que se incluye dentro del ZIP por si algún archivo falló.

No. El dominio del SIG es sigunitropico.co. Cualquier variante distinta no es el sitio oficial.

Es el asesor virtual y la mascota del SIG: un oso hormiguero con una copia de la NTC-ISO 21001:2019. Su trabajo es llevarte al documento correcto sin que sepas su código.

No debe, y está construido para que no pueda: solo entrega documentos que existen en el catálogo, con su código y su enlace reales. Si te da algo que no funciona, avisa a la División del SIG.

Es intencional. Su rol es orientar y entregar documentos del sistema, no producirlos. Lo que sí te puede dar es la plantilla base (PLL-) con la que se redactan.

Sí: español, inglés y portugués, en el idioma en que le escribas. En la práctica, todas las conversaciones registradas hasta hoy han sido en español.

Puedes pedir atención humana desde la misma conversación: se avisa por correo a la División del SIG con el enlace al hilo. También puedes escribir directamente a sig@unitropico.edu.co.

Cambia de píldora y vuelve: lo más probable es que el selector de carpeta tuviera otro valor y el archivo esté en otra carpeta. Recuerda que la carpeta se elige antes de soltar el archivo.

No hay operación de mover. Hay que descargar el archivo, eliminarlo y volverlo a subir en el destino correcto. Ten en cuenta que su clave cambiará y los enlaces antiguos dejarán de funcionar.

No hay papelera: se elimina el registro y el archivo. Por eso la regla es descargar siempre antes de borrar. Si lo perdiste, pídeselo al proceso dueño del documento y vuelve a publicarlo.

No. La publicación es inmediata y pública: en cuanto termina la carga, el documento es visible para cualquiera. La revisión ocurre antes, entre el proceso y la División del SIG.

El asesor consulta un catálogo que se genera desde el repositorio. Después de una carga grande hay que regenerarlo para que los documentos nuevos entren en su contexto. Ver Oso Calidoso.

No. La jerarquía es de un solo nivel: proceso → carpeta → documento. Si necesitas más granularidad, se resuelve con nombres de carpeta explícitos, como se hizo con los subprocesos de Control Interno.