Codificación y nomenclatura
Cada documento del SIG lleva un código al principio de su nombre. Ese código no es decorativo: determina el tipo del documento, el proceso al que pertenece y qué versión es. Saber leerlo resuelve la mayoría de las dudas sin abrir el archivo.
Anatomía de un código
IFO = Gestión de la Información. Ojo: no siempre coincide con el slug de la
carpeta donde se descarga.01 identifica el documento dentro de su proceso y su tipo. No cambia nunca.02 sube cada vez que el documento se actualiza. La versión más alta es la vigente.Se lee de izquierda a derecha como una frase: «el formato del proceso de información, número uno, en su segunda versión». Con eso ya sabes qué es, de quién es y si es lo último.
FR-IFO-01.02 CARTA INTERNA.docx. El sistema extrae el código del inicio del nombre, así que el orden
importa: si el código no va primero, el documento queda sin clasificar.Cuando el código no coincide con la carpeta
Este es el punto que más confusión genera. El código intermedio del archivo viene de la nomenclatura documental histórica; el slug es el identificador de la carpeta en la plataforma. En trece de los dieciséis procesos coinciden. En tres, no.
Cargando la correspondencia…
MEA → gma (Medios Educativos), BCM → gbc (Bienestar de la
Comunidad) e IFR → inf (Infraestructura). Un archivo FR-MEA-… se descarga
desde /descargar/gma/…, no desde /descargar/mea/….IFO es Gestión de la
Información (cartas, actas, resoluciones, grados). IFR/inf es Gestión de la
Infraestructura (almacén, bienes, planta física). FNC es Gestión Financiera
(presupuesto, CDP, plan de compras). Son tres procesos distintos con tres catálogos distintos.FR-MEA-… visible dentro de la ficha del proceso
gma, que evidencia la diferencia entre código y carpeta.Cómo nombrar un archivo antes de publicarlo
El nombre del archivo es el nombre público del documento y la fuente del código. Se decide antes de subirlo, no después.
Determina el tipo y escribe su prefijo
La pregunta es qué hace el documento, no cómo se llama. Si se diligencia, FR; si describe cómo se
ejecuta una actividad, PR; si describe el proceso entero, CP.
- Guía completa de decisión en Tipos de documento.
Añade el código del proceso
Usa el código documental del proceso, no el slug de la carpeta, cuando difieran.
- La correspondencia completa está en la tabla de arriba.
Asigna el número consecutivo
Es el siguiente libre dentro de ese tipo y ese proceso. Si el documento ya existía, conserva su número: solo cambia la versión.
- Documento nuevo → número nuevo, versión
.01. - Actualización → mismo número, versión
+1. - Cambiar el número en una actualización rompe la trazabilidad del documento.
Escribe el título en mayúsculas después del código
Un espacio separa el código del título. El título debe describir el documento en pocas palabras, tal como se le conoce en la operación.
FR-GTH-12.03 SOLICITUD DE VACACIONES.docxCP-CLI-01.02 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL.pdfFR-GTH-12.03_solicitud_vacaciones_FINAL_v2.docx— sufijos de trabajo y guiones bajos que no aportan.
Deja la extensión original
De la extensión se deriva la etiqueta de formato que ve el usuario: .docx → Word,
.xlsx → Excel, .pdf → PDF.
Cómo lo interpreta el sistema
La clasificación es puramente léxica: se aplica una expresión regular sobre el inicio del nombre del archivo.
^([A-Z]{2,4})-([A-Z]{2,4})-\s*(\d{1,3})(?:\.(\d{1,3}))?
└─ tipo ──┘ └─ proceso ┘ └ número ┘ └ versión ┘
Si el nombre no encaja, el documento se publica igual pero queda como «sin código»: aparece en el listado y se puede descargar, pero no se agrupa por tipo y el chatbot no lo puede clasificar. Cuántos hay hoy, en el repositorio.