Tipos de documento
En el SIG el tipo de un documento no se deduce de la carpeta ni del nombre: se lee del prefijo de su código. Es la regla de oro del sistema, y la que permite que un catálogo de más de seiscientos archivos siga siendo comprensible.
CP- es una
caracterización aunque esté en la carpeta «Formatos», y un FR- es un formato aunque su nombre diga
«procedimiento». Un mismo documento nunca pertenece a dos tipos.EN VIVO cargando…
Cargando los tipos documentales…
Cómo elegir el tipo correcto
Si eres quien produce un documento nuevo, esta es la pregunta que resuelve el tipo.
¿Se diligencia?
Si el documento existe para que alguien escriba dentro —una solicitud, un acta, una lista de chequeo, un
informe— es un formato (FR-). Es el caso más frecuente con diferencia.
¿Describe cómo se hace algo, con actividades y responsables?
Entonces es un procedimiento (PR-). Los procedimientos son los que citan los
formatos: «diligencie el FR-…» aparece dentro del PR-….
¿Describe el proceso completo, no una actividad?
Objetivo, alcance, entradas, salidas, responsables e indicadores: es la
caracterización (CP-). Hay una por proceso, y es el documento por el que conviene
empezar cuando llegas nuevo a un proceso.
¿Es una tarea concreta, más operativa que un procedimiento?
Es un instructivo (IN-). La diferencia con el procedimiento es de alcance: el
procedimiento coordina varios roles, el instructivo explica una tarea.
¿Orienta sin obligar? ¿Consolida lineamientos? ¿Regula una situación?
- Orienta con recomendaciones → guía (
GU-). - Consolida políticas y lineamientos amplios → manual (
MN-). - Fija pautas de actuación ante una situación → protocolo (
PT-). - Es la base para redactar otros documentos del SIG → plantilla (
PLL-).
CP-, varios
PR- y varios FR-, con sus códigos visibles.Cómo se relacionan entre sí
Los tipos no son categorías sueltas: forman una jerarquía de lo general a lo operativo.
CP- Caracterización ← el proceso completo: qué hace y para qué │ ├── PR- Procedimiento ← cómo se ejecuta una actividad del proceso │ │ │ ├── IN- Instructivo ← cómo se ejecuta una tarea del procedimiento │ └── FR- Formato ← el papel que se diligencia al ejecutarla │ ├── MN- Manual ← lineamientos amplios que enmarcan al proceso ├── GU- Guía ← recomendaciones, sin carácter obligatorio └── PT- Protocolo ← cómo actuar ante una situación concreta PLL- Plantilla ← con qué se redactan los CP- y los PR-
Confusiones habituales
| Confusión | Aclaración |
|---|---|
| «La carpeta se llama Formatos, luego es un formato» | No necesariamente. La carpeta la elige quien publica; el tipo lo fija el código. Manda el código. |
| «Procedimiento e instructivo son lo mismo» | El procedimiento articula varios roles y actividades; el instructivo detalla una sola tarea. |
| «El manual es un procedimiento largo» | El manual consolida lineamientos y políticas; no describe la ejecución paso a paso. |
| «La guía obliga» | La guía orienta y recomienda. Lo que obliga es el procedimiento y el manual. |
| «Este documento es formato y procedimiento a la vez» | Nunca. Un documento tiene un solo código y, por tanto, un solo tipo. |
| «Plantilla y formato son sinónimos» | En el SIG no. FR- es lo que diligencia el usuario final; PLL- es lo que usa la
División del SIG para redactar caracterizaciones y procedimientos. |