Consultar a Oso Calidoso
Oso Calidoso es el asesor virtual del SIG y la mascota de la División. Vive en la burbuja de la esquina de sigunitropico.co y sirve para una cosa muy concreta: llevarte al documento que necesitas sin que sepas su código. Este manual explica cómo pedírselo bien.
Empezar una conversación
Abre la burbuja
Está disponible en todas las páginas públicas del SIG: la portada, las fichas de proceso, la oferta académica y los eventos.
- No aparece en el panel del chatbot ni en el perfil: son pantallas de administración.
Inicia sesión si quieres conservar el hilo
Puedes preguntar sin sesión. Con sesión iniciada, la conversación queda asociada a tu cuenta y puede retomarse.
- Con sesión: la conversación tiene historial y un administrador puede darle seguimiento.
- Sin sesión: funciona igual para consultar y descargar.
Escribe en tu idioma
Responde en español, inglés y portugués, y contesta en el idioma en que le escribas. En la práctica, la totalidad de las conversaciones registradas hasta hoy han sido en español.
Pedir un documento
Es para lo que mejor sirve. La clave es describir para qué lo necesitas, no adivinar cómo se llama.
📄 FR-IFO-01.02 CARTA INTERNA · Formato (Word · 57,7 KB) — Descargar
Describe la necesidad, no el nombre técnico
- «Necesito pedir vacaciones» → te lleva al formato de Talento Humano.
- «¿Cómo se hace una solicitud de certificado?» → busca el procedimiento y el formato.
- «Quiero el modelo de presentación institucional» → entrega la plantilla de PowerPoint.
Tolera tildes ausentes, mayúsculas, errores de tipeo y sinónimos. «poer point», «diapositivas» y «plantilla de presentación» llegan al mismo sitio.
Fíjate en el tipo que trae cada resultado
Todo documento llega rotulado con su tipo, deducido del prefijo de su código. Cuando entrega varios, los agrupa: formatos por un lado, procedimientos por otro.
- Si querías el procedimiento y te dio el formato, pídeselo explícitamente: «el procedimiento, no el formato».
- Puedes acotar por proceso: «los de talento humano».
Pulsa el enlace de descarga
El enlace apunta a la página de descarga del archivo, la misma a la que llegarías navegando. Ver la página de descarga.
/descargar/{proceso}/{clave} en el dominio sigunitropico.co. Si ves un enlace con
otra forma, no lo uses y avísale a la División del SIG.Pedir un inventario o un conteo
Además de buscar, puede listar y contar lo que tiene un proceso. Los números que da son exactos: los lee del catálogo, no los estima.
PR-GTH-…) publicados. ¿Quieres que te los liste?📄 FR-FNC-… — Descargar
📄 FR-FNC-… — Descargar
…
Nombra el proceso como quieras
Entiende tanto el nombre completo («gestión de talento humano») como el código (gth) y variantes
coloquiales («talento humano», «recursos humanos»).
Acota por tipo si quieres una lista manejable
- «los procedimientos de jurídica» → solo
PR-. - «la caracterización de formación» → solo
CP-. - «todo lo de comunicaciones» → el inventario completo del proceso, agrupado por tipo.
Lo que no va a hacer (y a dónde te manda)
El repositorio guarda plantillas y documentos del sistema de gestión. Cuando le pides algo que está fuera de ese alcance, no improvisa: lo dice y te redirige.
| Si le pides… | Responde | Porque |
|---|---|---|
| Una resolución o un certificado ya emitido a tu nombre | Te da la plantilla y te manda a la dependencia que firma | El repositorio tiene formatos en blanco, no actos administrativos emitidos. |
| Un acuerdo del Consejo Superior o una política institucional | Te orienta a PolariScore o a la División del SIG | Las políticas viven en la plataforma de seguimiento de políticas, no aquí. |
| Una tesis o un trabajo de grado | Te manda al repositorio institucional / Biblioteca | Es material académico, no documentación del sistema de gestión. |
| Fechas de inscripción o el calendario académico | Te manda a Admisiones y Registro o a Vicerrectoría Académica | No es información del repositorio. |
| Que redacte un procedimiento nuevo | Se niega y te ofrece la plantilla base (PLL-) |
Su rol es orientar y entregar documentos, no producirlos. |
| Confirmar una norma sin documento que la respalde | Dice que no puede confirmarlo y redirige | Nunca afirma un hecho normativo sin poder citar el documento. |
Cuando necesitas una persona
Pide hablar con un administrador
Si el chatbot no resuelve tu caso, puedes solicitar atención humana desde la misma conversación. Se envía un aviso por correo a la División del SIG con el enlace a tu hilo.
- El aviso está limitado para evitar duplicados: pedirlo dos veces seguidas no manda dos correos.
Deja la conversación abierta
Un administrador la retoma desde el panel del chatbot y la cierra cuando queda resuelta.
O escribe directamente
La División del Sistema Integrado de Gestión atiende en sig@unitropico.edu.co y pu.calidad@unitropico.edu.co. Para asuntos de un proceso concreto, el correo de su líder está en Mapa de procesos.
Consejos que mejoran las respuestas
Una cosa por mensaje
Preguntar dos cosas a la vez suele producir una respuesta que atiende bien solo una.
Di el tipo si lo sabes
«El procedimiento de…» acota mucho mejor que «el documento de…».
Menciona el proceso
Hay formatos con nombres parecidos en procesos distintos; nombrar el proceso desambigua.
Reformula, no repitas
Si no acertó, cambia las palabras: «carta interna» en vez de «oficio interno».