Buscar y descargar un documento
Todo el repositorio del SIG es público: no hace falta iniciar sesión para descargar nada. Lo único que hay que saber es por dónde entrar. Hay tres caminos y este manual los recorre los tres, con lo que verás en cada pantalla y qué hacer cuando no aparece lo que esperabas.
Los tres caminos
1 · Navegar el proceso
Entras a la ficha del proceso y recorres sus carpetas. Ves todo lo que ese proceso tiene publicado.
2 · Usar el buscador
Escribes parte del nombre o del código y el buscador filtra sobre todo el repositorio.
3 · Preguntarle al chatbot
Le describes lo que necesitas en lenguaje natural y te devuelve el enlace directo.
Camino 1 · Navegar el proceso
Es el camino más completo: te muestra todo lo que existe, no solo lo que coincide con una búsqueda. Úsalo cuando quieras ver el inventario de un proceso.
Abre el mapa de procesos
Entra a sigunitropico.co. El mapa de procesos está en la portada, agrupado en las cuatro categorías del sistema.
- Estratégicos — orientan la universidad (gobierno, planeación, calidad, comunicaciones, bienestar).
- Misionales — la cadena de valor (formación, investigación, proyección social, internacionalización).
- De apoyo — recursos que hacen posible lo demás (talento humano, medios, infraestructura, financiera, jurídica, información).
- De evaluación — seguimiento y control.
Entra a la ficha del proceso
Al pulsar una tarjeta llegas a la ficha, cuya dirección es el dominio más el código de tres letras del proceso. Ahí está el objetivo del proceso, su líder responsable, su correo y las oficinas que participan.
- Puedes escribir la dirección directamente si ya sabes el código: es más rápido que navegar.
- La lista completa de códigos está en Mapa de procesos.
ifo es Gestión de la
Información; inf es Gestión de la Infraestructura. Son procesos distintos y sus
documentos también.Filtra por carpeta con las píldoras
Debajo de la ficha está el listado de documentos, precedido por unas píldoras de carpeta que se generan solas a partir de lo que hay publicado. Cada píldora muestra su nombre y cuántos documentos contiene.
- Todas — el inventario completo del proceso.
- Formatos — es casi siempre la carpeta más grande.
- Procedimientos, Caracterización, Instructivos… — según lo que tenga cada proceso.
- Algunos procesos tienen carpetas propias, como Plan-de-Acompañamiento en Bienestar o los subprocesos de Control Interno en Seguimiento y Control.
Identifica el documento en su tarjeta
Cada documento es una tarjeta con su nombre completo —que empieza por el código—, el icono de su formato (PDF, Word, Excel) y su peso.
- El código inicial te dice de qué tipo es:
FR-formato,PR-procedimiento,CP-caracterización. Ver Tipos de documento. - El peso importa: algunas caracterizaciones en PDF pasan de los 8 MB.
- Si dos documentos tienen el mismo número con distinta versión (
.01y.02), el vigente es el de versión más alta.
Pulsa descargar
El botón te lleva a la página de descarga del archivo, que es la misma a la que llegas por cualquiera de los otros dos caminos. Sigue en la página de descarga.
Camino 2 · Usar el buscador
El buscador de formatos institucionales del home recorre todo el repositorio, sin importar el proceso. Es el camino corto cuando ya sabes cómo se llama el documento.
Baja al buscador de formatos
Está en la portada, en la sección de documentos institucionales.
Escribe lo que recuerdes
No hace falta el nombre exacto. La búsqueda parte tu texto en palabras y exige que todas aparezcan, así que menos palabras encuentran más.
carta interna→ encuentraFR-IFO-01.02 CARTA INTERNA.FR-IFO→ todos los formatos del proceso de información.acta→ todas las actas de todos los procesos.- Da igual mayúsculas, minúsculas y tildes.
Comprueba el proceso antes de descargar
Cada resultado indica a qué proceso pertenece. Es la forma de no llevarte el formato de un proceso parecido.
- Hay documentos con nombres casi idénticos en procesos distintos: revisa la etiqueta del proceso.
Camino 3 · Preguntarle a Oso Calidoso
El asistente del SIG está en la burbuja de la esquina inferior de cualquier página del sitio. Es el camino indicado cuando no sabes ni el nombre ni el proceso, solo para qué lo necesitas.
Abre la burbuja del chat
Aparece en todas las páginas del SIG excepto en los paneles de administración.
Describe lo que necesitas, no el archivo
Funciona mejor con la intención que con el nombre técnico.
- «Necesito el formato para pedir vacaciones» → funciona.
- «¿Cuántos procedimientos tiene talento humano?» → responde con el conteo exacto, no estimado.
- «Dame la caracterización de gestión financiera» → entrega el
CP-correspondiente. - «Redáctame un procedimiento de compras» → no lo hará: entrega documentos, no los escribe.
Recibe el enlace con su tipo
La respuesta llega como una lista corta donde cada documento trae su código, su tipo, su formato, su peso y el enlace de descarga.
- Cuando entrega varios, los agrupa por tipo: formatos por un lado, procedimientos por otro.
- El enlace apunta a la misma página de descarga de los otros dos caminos.
Cómo funciona por dentro y qué puede y no puede hacer: Consultar a Oso Calidoso.
La página de descarga
Los tres caminos terminan aquí. Es una página propia por archivo, con dirección permanente.
https://sigunitropico.co/descargar/{proceso}/{clave}
Verifica que es el documento correcto
La página muestra el nombre completo, el proceso, el formato y el peso antes de descargar nada.
- Confirma la versión en el código:
.02es posterior a.01. - Confirma el proceso: es el error más común cuando se llega desde una búsqueda.
Descarga
El botón entrega el archivo directamente, con su nombre original. No requiere sesión.
- Los formatos suelen ser Word o Excel para que puedas diligenciarlos.
- Las caracterizaciones y varios procedimientos vienen en PDF.
Copia el enlace si vas a compartirlo
El botón Copiar enlace pone en el portapapeles la dirección permanente del documento. Es lo que debes pegar en un correo o citar en un procedimiento, no el archivo adjunto.
- El enlace sobrevive a los cambios de versión del documento.
- Quien lo reciba llega a la misma página, con la información del archivo a la vista.
Cuando algo no sale
| Síntoma | Causa habitual | Qué hacer |
|---|---|---|
| «Archivo no encontrado» en la página de descarga | El enlace es antiguo y el documento fue retirado o reemplazado. | Busca por el nombre en el buscador; la nueva versión tendrá otra clave. |
| La búsqueda no devuelve nada | Demasiadas palabras: se exige que todas aparezcan. | Deja dos o tres palabras clave, sin artículos ni preposiciones. |
| El proceso aparece vacío | Tienes seleccionada una carpeta que no tiene documentos. | Vuelve a la píldora Todas. |
| Bajaste el documento equivocado | Códigos de proceso parecidos (ifo / inf, gma / MEA). |
Revisa Codificación y nomenclatura. |
| Lo que buscas no existe en el repositorio | Es un documento diligenciado, una resolución emitida o material académico. | Ver alcance del repositorio y a quién pedirlo. |