Referencia · SIG

Mapa de procesos

La Universidad organiza toda su operación en 16 procesos repartidos en cuatro categorías. Ese mapa es la columna vertebral del SIG: cada documento pertenece a un proceso, cada proceso tiene un líder responsable y cada ficha del sitio corresponde a uno de ellos.

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El mapa de procesos en el sitio del SIG

Captura de la sección del home con las cuatro categorías y las tarjetas de los 16 procesos, tal como la ve un visitante.

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Cómo leer esta pantalla

Elemento	Qué significa
Slug	El código de tres letras que va en la dirección de la ficha: `sigunitropico.co/gth`. Es también el nombre de la carpeta del proceso en el almacenamiento.
Código documental	El segmento del medio en el código de los archivos: `FR-GTH-12.03`. En tres procesos no coincide con el slug y aparece resaltado en ámbar.
Categoría	Estratégico, misional, de apoyo o de evaluación, según el mapa institucional.
Líder responsable	La dependencia o el cargo que responde por el proceso, con su correo. Es a quien se le pregunta por el contenido de un documento.
Documentos	Cuántos archivos tiene publicados hoy el proceso, con su reparto por tipo documental en la barra.

Muchos documentos no significa proceso más maduro. El tamaño del catálogo depende de cuántos formatos necesita la operación de ese proceso. Talento Humano tiene decenas de formatos porque cada trámite de personal lleva el suyo; Comunicaciones opera con muy pocos. Compara el reparto por tipo, no el total.

Qué son las cuatro categorías

Estratégicos

Orientan y direccionan la Universidad hacia el cumplimiento de su misión y su visión: gobierno, planeación, calidad, comunicaciones y bienestar.

Misionales

La cadena de valor con la que se presta el servicio educativo: formación, investigación y creación, proyección social e internacionalización.

De apoyo

Aportan los recursos humanos, financieros, físicos, tecnológicos, jurídicos y de información que hacen posible todo lo demás.

De evaluación

Hacen seguimiento al desempeño institucional mediante autocontrol, autoevaluación y evaluación independiente.

Los roles del SIG

Dentro de cada proceso hay cuatro papeles definidos por el sistema de gestión. No son roles de la plataforma —esos están en Roles y permisos— sino del sistema documental.

Rol	Qué hace
Líder de proceso	Tiene el proceso a cargo, establece sus lineamientos y vela por su cumplimiento. Es quien aparece en la columna «Líder responsable».
Facilitador	Delegado por el líder. Interactúa con los administradores del SIG y mantiene actualizados los documentos y reportes del proceso. Es quien solicita los cambios documentales.
Administrador del SIG	Administra el sistema y apoya el control y la mejora continua de cada proceso. Es quien publica en la plataforma.
Auditor interno	Trabajador de la Universidad con el rol de auditor interno integrado del sistema.

A quién escribirle. Para el contenido de un documento (por qué dice lo que dice, cómo diligenciarlo), al líder del proceso. Para la publicación (falta un documento, hay una versión vieja, el enlace no funciona), a la División del SIG: sig@unitropico.edu.co.