Administrar el repositorio

Inicia sesión con tu cuenta institucional

El acceso es con Google. Usa la cuenta @unitropico.edu.co a la que se le asignó el rol; con otra cuenta entrarás, pero sin permisos de administración.

Verifica que dice «Admin SIG»

La etiqueta de rol del panel lateral es la confirmación. Si aparece «Conectado» a secas, tienes sesión pero no el rol.

• Admin SIG → verás la zona de carga y los botones de eliminar.
• Conectado → solo puedes descargar, como cualquier usuario.
• No autenticado → la sesión no se abrió.

Comprueba que aparecen los controles de administración

Con el rol activo, la ficha de cualquier proceso muestra dos cosas que un visitante no ve.

• La zona de carga (arrastrar y soltar) sobre el listado de documentos.
• El botón de eliminar en cada tarjeta de documento.

Abre la ficha del proceso correcto

El proceso donde subas el documento determina en qué carpeta del almacenamiento queda y en qué ficha aparece. No hay forma de «mover» un archivo después: hay que borrarlo y volverlo a subir.

Elige la carpeta destino

Sobre la zona de carga hay un selector con las carpetas ya existentes en ese proceso y un campo para escribir una nueva.

• Usa el selector si la carpeta ya existe. Es lo normal.
• Usa el campo de texto solo si de verdad hace falta una carpeta nueva; queda registrada para ese proceso y aparece como píldora para todo el mundo.
• Si no eliges nada, el archivo va a parar a root y no aparecerá bajo ninguna píldora con nombre reconocible.

Revisa el nombre del archivo antes de soltarlo

El nombre del archivo es el nombre que verá todo el mundo, y de él se extrae el código que clasifica el documento. Renombrarlo después implica volver a subirlo.

• FR-GTH-12.03 SOLICITUD DE VACACIONES.docx — código, espacio, nombre en mayúsculas.
• solicitud vacaciones (1) final v2.docx — sin código: el sistema no puede tipificarlo ni el chatbot encontrarlo por tipo.
• Deja la extensión original: de ella se deriva la etiqueta de formato (Word, Excel, PDF…).

Arrastra el archivo a la zona de carga

Puedes soltar varios a la vez; se suben de dos en dos con su propia barra de progreso.

• Se acepta cualquier formato. En el repositorio conviven Excel, Word, PDF, PowerPoint e incluso planos.
• Cada archivo muestra su barra hasta el 100 %; solo entonces queda registrado.
• Si cierras la pestaña a mitad de carga, el binario puede quedar en el almacenamiento sin registro visible. Vuelve a subirlo.

Confirma que apareció en el listado

El listado se actualiza en tiempo real: no hace falta recargar. Comprueba tres cosas.

• Está bajo la píldora correcta y el contador de esa carpeta subió en uno.
• El peso mostrado se parece al del archivo original.
• El formato detectado es el esperado (Word, Excel, PDF…).

Sube el archivo con el número de versión incrementado

Mismo tipo, mismo proceso, mismo número; sube la versión.

• FR-GTH-12.02 pasa a FR-GTH-12.03.
• El número (12) identifica el documento a lo largo del tiempo; la versión dice cuál es el vigente.

Comprueba que ambos conviven un momento

Durante unos segundos verás las dos versiones en el listado. Es normal, y es tu oportunidad de verificar que la nueva quedó bien antes de borrar la anterior.

• Descarga la nueva y ábrela: confirma que es el archivo correcto y no una copia intermedia.

Retira la versión anterior

Elimínala desde su tarjeta. Si la dejas, quien navegue el proceso verá dos documentos casi iguales y no sabrá cuál usar.

Comprueba primero si ya existe una equivalente

Las píldoras del proceso muestran todas las carpetas con contenido. Dos carpetas que significan lo mismo con nombres distintos parten el inventario y confunden a quien busca.

• «Formatos» y «FORMATOS» son carpetas distintas para el listado.
• «Procedimientos» y «Procedimiento» también.

Escribe el nombre en el campo de carpeta nueva

Al soltar el primer archivo, la carpeta queda registrada para ese proceso y aparece en el selector y en las píldoras.

• Usa nombres cortos y en singular o plural consistente con las que ya hay: «Formatos», «Procedimientos», «Instructivos», «Manuales», «Caracterización».
• Reserva los nombres largos para subprocesos reales, como los de Control Interno en Seguimiento y Control.

Ten en cuenta que una carpeta vacía desaparece

Las píldoras se generan a partir de los documentos publicados. Si retiras el último documento de una carpeta, la píldora deja de mostrarse aunque la carpeta siga registrada.

Descarga el documento que vas a retirar

Aunque estés seguro. Recuperar un documento borrado significa pedírselo al proceso y volver a publicarlo.

Pulsa eliminar en su tarjeta y confirma

El control solo es visible con el rol activo. Se pide confirmación explícita.

Avisa si el enlace estaba citado

Si el documento se referenciaba desde un procedimiento, una guía o un correo institucional, ese enlace queda roto. Conviene avisar al proceso dueño.

Filtra lo que quieres empaquetar

Con la píldora Todas obtienes el proceso completo; con una carpeta concreta, solo esa.

Lanza la descarga y espera

El ZIP se arma en el navegador, archivo por archivo. En procesos grandes tarda: Talento Humano supera el centenar de documentos.

• No cierres la pestaña mientras se arma.

Revisa el reporte incluido

Si algún archivo falla, el ZIP incluye _REPORTE_DESCARGA.txt con la lista de los que no se pudieron incorporar. Léelo antes de dar el paquete por bueno.