Casos de uso
La documentación de referencia explica cómo funciona cada pieza. Esta página hace lo contrario: parte de una situación concreta —de las que ocurren cada semana— y la resuelve de principio a fin. Si tu caso está aquí, empieza por aquí.
Necesito un formato y no sé cómo se llama
Tienes que solicitar algo —vacaciones, un certificado, un permiso— y sabes que existe un formato institucional, pero no su código ni su nombre exacto.
Pregúntale a Oso Calidoso describiendo el trámite
Abre la burbuja del chat en sigunitropico.co y escribe lo que necesitas hacer, no lo que crees que se llama el documento.
- «Necesito pedir vacaciones» funciona mejor que «formato FR-GTH».
- Es el camino más rápido cuando no tienes ninguna pista del código.
Verifica el tipo del documento que te entrega
Debe empezar por FR-: eso confirma que es un formato para diligenciar y no el procedimiento que
lo describe.
- Si te entregó un
PR-, pídele explícitamente «el formato, no el procedimiento».
Descarga y comprueba la versión
En la página de descarga, mira el final del código: .03 es posterior a .02. Baja
siempre el de versión más alta.
Si el trámite tiene pasos, busca también su procedimiento
Muchos formatos son la última pieza de un procedimiento que dice a quién se entrega y en qué plazo. Pídeselo al chatbot o búscalo en el mismo proceso.
Llego nuevo a un proceso y quiero entender qué hace
Entras a trabajar en un área y necesitas el mapa mental completo: qué hace el proceso, con quién se relaciona y qué documentos vas a usar todos los días.
Abre la ficha del proceso
Ahí está el objetivo del proceso, su líder responsable y las oficinas que participan. Es el contexto antes de cualquier documento.
- Los 16 códigos, con su líder y su correo, en Mapa de procesos.
Empieza por la caracterización
Filtra por la carpeta Caracterización y abre el documento CP-. Es el único que
describe el proceso completo: objetivo, alcance, entradas, salidas, responsables e indicadores.
- Hay una caracterización por proceso. Si hay más de una, corresponden a subprocesos.
Recorre los procedimientos
Filtra por Procedimientos. Cada PR- describe una actividad del proceso con sus
responsables. Léelos en diagonal: te dirán qué formatos vas a usar.
Ojea los formatos
La carpeta Formatos es casi siempre la más grande. No hace falta leerlos: basta con saber que existen y cómo se llaman, para reconocerlos cuando un procedimiento los cite.
Guarda el correo del líder
Para las dudas de contenido —por qué el procedimiento dice lo que dice— el interlocutor es el líder del proceso, no la División del SIG.
Preparo una auditoría y necesito la evidencia documental
Hay una auditoría interna sobre un proceso y tienes que reunir todo lo que el sistema tiene publicado de él, comprobando que está completo y vigente.
Descarga el proceso completo en ZIP
Desde la ficha del proceso, con la píldora Todas activa, lanza la descarga masiva. Obtienes el inventario íntegro en un paquete.
- Revisa el
_REPORTE_DESCARGA.txtincluido: si algún archivo falló, aparece ahí.
Comprueba que la caracterización existe y está vigente
Un proceso sin CP- publicado es un hallazgo en sí mismo. Si existe, verifica su versión contra
la que el proceso declara como vigente.
Contrasta los formatos citados en los procedimientos
Cada procedimiento cita formatos por su código. Comprueba que todos los citados están publicados y que ninguno remite a una versión que ya no existe.
- Un procedimiento que cita un
FR-inexistente es un hallazgo típico. - Dos versiones del mismo documento publicadas a la vez también lo son.
Revisa el reparto por tipo
La página del repositorio muestra cuántos documentos de cada tipo tiene el sistema y señala los que no tienen código reconocible. Es un chequeo rápido de higiene documental.
El proceso me manda una versión nueva de un formato
El facilitador de un proceso te envía la versión actualizada de un documento ya publicado y hay que ponerla en circulación sin dejar la anterior colgando.
Comprueba el nombre del archivo antes de nada
Debe conservar el tipo, el proceso y el número, y subir solo la versión.
FR-GTH-12.02→FR-GTH-12.03- Si viene como «formato vacaciones NUEVO.docx», renómbralo antes de subirlo.
Súbelo a la misma carpeta del mismo proceso
Selecciona la carpeta destino antes de soltar el archivo. Si el original estaba en «Formatos», la versión nueva va a «Formatos».
Descarga la versión nueva y ábrela
Confirma que subiste el archivo correcto y no una copia intermedia. Es el momento de darse cuenta, con las dos versiones aún disponibles.
Descarga la versión anterior antes de borrarla
No hay papelera. Guarda una copia local de lo que vas a retirar.
Elimina la versión anterior y avisa
Si el documento estaba citado en algún procedimiento o en un correo institucional, ese enlace queda roto: avisa al proceso para que actualice la referencia.
Regenera el catálogo del chatbot si fue una carga grande
El asesor conoce los documentos por su catálogo. Tras una actualización importante, regenerarlo evita que siga entregando la versión vieja.
Estoy redactando un procedimiento y quiero citar sus formatos
El procedimiento dice «diligencie el formato de…» y quieres que quien lo lea pueda llegar al documento sin buscarlo, hoy y dentro de tres años.
Cita el código completo, con su nombre
El código es lo que permite encontrar el documento aunque el enlace falle.
- «Diligencie el formato FR-IFO-01.02 CARTA INTERNA».
- «Diligencie el formato adjunto» o «el formato de carta» — irrastreable.
Acompáñalo del enlace copiado desde su página
Usa el botón Copiar enlace de la página de descarga: garantiza que la dirección está bien formada, con su proceso y su clave.
Si prefieres una referencia que no caduque, enlaza al proceso
La ficha del proceso (sigunitropico.co/ifo) es estable siempre. El enlace directo al archivo
cambia cuando cambia la versión.
Revisa las citas cada vez que actualices el procedimiento
Actualizar un procedimiento incluye comprobar que los formatos que cita siguen existiendo con esa versión.
Me pasaron un enlace y dice «archivo no encontrado»
Un correo, un procedimiento o una presentación traía el enlace a un formato y la página dice que no existe.
Comprueba que el enlace llegó completo
La clave del documento es larga y algunos clientes de correo la parten. Si el enlace termina de forma abrupta, pide que te lo reenvíen.
Busca el documento por su código, sin la versión
Si el enlace citaba FR-IFO-01.02, busca FR-IFO-01. Lo más probable es que exista
una versión posterior con otra clave.
- Esa es la causa más frecuente: el documento se actualizó y la clave cambió.
Verifica el proceso de la dirección
Recuerda los pares que no coinciden: un FR-MEA-… se descarga desde gma, no desde
mea.
Si no aparece de ninguna forma, pregunta
Puede que el documento se haya derogado. Escribe a sig@unitropico.edu.co con el código que tenías.
Quiero mostrar los formatos del SIG dentro de mi aplicación
Estás construyendo una aplicación institucional y quieres ofrecer los formatos del SIG sin copiar los archivos ni mantener una lista paralela que se desactualice.
Pide la lista de procesos
Es la puerta de entrada: te da los 16 slugs con su nombre y su categoría.
Consulta los formatos de un proceso
Con filtros opcionales por texto y por carpeta, y paginación por límite.
- La API es pública, sin autenticación y con CORS abierto: se puede llamar desde el navegador.
- Nunca devuelve datos de quién subió el archivo.
Enlaza a la página de descarga, no al archivo
Cada elemento trae descargar_url. Úsalo: es la dirección estable y la que registra la
descarga.
Cachea con cabeza
Las respuestas ya vienen con cabeceras de caché. No consultes en cada pintado de pantalla.
Necesito todo un proceso, o una carpeta, en un solo paquete
Hay que entregar la documentación de un proceso a un ente externo, o guardar una copia de respaldo antes de una reorganización documental.
Decide el alcance con las píldoras
Con Todas obtienes el proceso completo. Con una carpeta seleccionada, solo esa carpeta.
Lanza la descarga masiva y no cierres la pestaña
El paquete se arma archivo por archivo en el navegador. En procesos grandes tarda varios minutos.
Lee el reporte incluido antes de entregar el paquete
Si algún archivo no se pudo incorporar, aparece listado en _REPORTE_DESCARGA.txt dentro del ZIP.
Un paquete incompleto entregado como completo es peor que no entregarlo.