El sistema de gestión,
documentado y al alcance de todos.
El SIG de Unitrópico es el sistema de gestión para organizaciones educativas (ISO 21001:2019) de la Universidad Internacional del Trópico Americano. Su plataforma en sigunitropico.co hace una cosa muy concreta: poner todos los documentos del sistema —formatos, procedimientos, caracterizaciones, instructivos— a un clic de quien los necesita, organizados por el proceso al que pertenecen.
Así se ve
Qué resuelve la plataforma del SIG
Un sistema de gestión vive de sus documentos, y un documento que nadie encuentra es un documento que no existe. Antes, pedir «el formato de carta interna» significaba escribirle a alguien de la División del SIG y esperar el correo con el adjunto. La plataforma cambia esa ecuación: el repositorio es público, está organizado por proceso y cada archivo tiene una URL propia y compartible.
Organizado por proceso
Los 16 procesos del mapa institucional, cada uno con su ficha, su líder, sus oficinas y su carpeta de documentos.
Tipado por el código
El prefijo del código dice qué es cada documento: FR- formato, PR- procedimiento,
CP- caracterización. No hay ambigüedad.
Enlaces permanentes
Cada archivo tiene su página de descarga en /descargar/{proceso}/{clave}, que se puede pegar en un
correo o en un procedimiento.
Con asesor propio
Oso Calidoso busca en el catálogo y entrega el documento correcto sin que tengas que saber su código.
El sistema en números EN VIVO
Cómo funciona, de punta a punta
Del documento aprobado en papel a la descarga de un estudiante hay cinco pasos. Conocerlos ayuda a entender por qué un archivo aparece donde aparece.
El proceso aprueba el documento
El líder del proceso y la División del SIG acuerdan el contenido, y el documento recibe su código:
TIPO-PROCESO-NN.vv. Ese código es lo que después determina cómo se clasifica en la plataforma.
FR-IFO-01.02se lee: formato, del proceso de información, número 01, versión 02.- La versión (
.02) sube cada vez que el documento se actualiza; el número (01) no cambia.
Un administrador lo sube a la carpeta del proceso
Desde la ficha del proceso, con rol admin-sig, se arrastra el archivo a la zona de carga y se
elige la carpeta destino («Formatos», «Procedimientos», «Caracterización»…).
- El binario va a Firebase Storage; el registro con metadatos va a la base de datos en tiempo real.
- El listado se actualiza en el acto para todos los que tengan la página abierta.
Detalle completo en Administrar el repositorio.
Cualquiera lo encuentra
Hay tres caminos, y los tres llegan al mismo archivo: navegar la ficha del proceso, usar el buscador del home, o preguntarle a Oso Calidoso en lenguaje natural.
- Navegar:
sigunitropico.co/gth→ píldora de carpeta → tarjeta del documento. - Buscar: el buscador del home filtra por nombre y código en todo el repositorio.
- Preguntar: «necesito el formato de carta interna» devuelve el enlace directo.
Se descarga desde su página propia
Cada archivo tiene una página de descarga con su nombre, tamaño, formato y proceso, un botón de descarga y un botón para copiar el enlace.
- El enlace es permanente: sirve para pegarlo en un correo, en un instructivo o en un acta.
- No requiere iniciar sesión para descargar.
La descarga queda registrada (si hay sesión)
Cuando quien descarga tiene sesión iniciada, se guarda un registro con la fecha, el archivo y el proceso. Sirve para saber qué documentos se usan de verdad.
- Si no hay sesión, la descarga funciona igual pero no se registra: el conteo es un piso, no un total.
Las normas que integra
«Integrado» no es un adjetivo decorativo: el sistema combina cuatro normas que comparten la misma estructura de alto nivel, lo que permite gestionarlas sin duplicar requisitos.
ISO 21001 añade además cuatro principios propios de la educación: responsabilidad social, accesibilidad y equidad, conducta ética en la educación y seguridad y protección de datos.
Los 16 procesos
El mapa institucional agrupa los procesos en cuatro categorías. Cada chip muestra cuántos documentos tiene publicados hoy.
Cargando…
Detalle por proceso, con su líder y su reparto documental: Mapa de procesos.
Qué tipos de documento hay
El prefijo del código es la regla de oro de la clasificación: no se decide por intuición ni por la carpeta, se lee del código.
| Prefijo | Tipo | Qué es | En el repositorio |
|---|---|---|---|
| Cargando… | |||
Explicación de cada tipo y cómo distinguirlos: Tipos de documento.
¿Qué puedes hacer según tu rol?
- Sube documentos a cualquier proceso.
- Crea carpetas nuevas dentro de un proceso.
- Elimina documentos obsoletos.
- Entra al panel del chatbot y cierra conversaciones.
- Descarga cualquier documento.
- Sus descargas quedan registradas.
- Conversa con Oso Calidoso con historial.
- No sube ni elimina archivos.
- Navega los procesos y descarga documentos.
- Consulta la API pública.
- Sus descargas no se registran.
- No accede a ningún panel.
Detalle en Roles y permisos.