Manual del Banco de Proyectos
Lo que ocurre después de que alguien radica: revisar, formalizar el expediente con los formatos oficiales y decidir. Requiere el rol de administración de UniProy.
La bandeja
Los proyectos radicados llegan a la vista de decisión, con su código BPU, su dueño y su fecha de radicación. Cada uno se abre como un asistente de tres pasos más las observaciones.
Paso 1 · Resumen
- La ficha completa del proyecto: qué se propone, cuánto cuesta y a qué meta institucional se cuelga.
- Asignación del código BPU: se escribe y se guarda desde aquí. El identificador interno del proyecto no cambia, así que los enlaces existentes siguen funcionando.
Paso 2 · Formalización
Producir el expediente. Por cada uno de los siete formatos:
Genera
El documento se arma con los datos del proyecto. No hay que transcribir nada.
Recoge las firmas
Según la práctica de cada firma institucional.
Carga el PDF firmado
Arrastrando el archivo sobre la tarjeta. El progreso avanza y, al completar el último, se desbloquea la aprobación.
Paso 3 · Aprobación
- Aparece con candado mientras falte algún formato por cargar; se desbloquea en vivo al completar.
- Se confirma con un código de seis dígitos enviado a tu correo.
- Al aprobar, el proyecto pasa a seguimiento y se notifica a quien lo formuló.
La verificación de que la formalización está completa se hace también al confirmar: no hay forma de aprobar un expediente incompleto.
Observaciones y devolución
Observar
Deja un comentario sin devolver. El proyecto sigue radicado y bloqueado; el formulador lo ve en un aviso. Sirve para pedir una aclaración que no exige modificar el proyecto.
Devolver
Regresa el proyecto a viabilidad, lo desbloquea y notifica. Es lo que hay que hacer cuando algo debe corregirse dentro del proyecto.
Registrar un proyecto directamente en seguimiento
Para proyectos heredados o ya en ejecución que nunca pasaron por el asistente:
- El código BPU es obligatorio y actúa como identificador.
- Se captura nombre, responsable y eje.
- Si el código ya existe, el sistema avisa y ofrece abrir el proyecto existente en vez de duplicarlo.
Criterios de decisión
| Situación | Acción recomendada |
|---|---|
| Falta un estudio o una licencia | Devolver: es una corrección dentro del proyecto. |
| Un "No aplica" que no se sostiene | Observar primero para que lo justifiquen; devolver si no procede. |
| El presupuesto no cuadra con el documento fuente | Devolver, señalando la sección y la actividad. |
| Un dato menor mal escrito en un formato generado | Devolver: el dato vive en el proyecto y el proyecto está bloqueado. |
| Duda sobre el alcance | Observar. No siempre hace falta devolver para preguntar. |
Diagnóstico rápido
| Reporte | Primero revisa |
|---|---|
| "No puedo aprobar, el paso está bloqueado" | Cuántos formatos están cargados: falta al menos uno. |
| "No me llega el código" | Correo institucional y carpeta de no deseados; vuelve a solicitarlo. |
| "El formulador dice que no puede editar" | Es lo esperado si está radicado. Si debe corregir, devuélvelo. |
| "El documento generado trae un dato viejo" | Vuelve a generarlo: es una foto de los datos al momento de generar. |
| "El proyecto aparece como devuelto y ya lo re-radicaron" | El estado va por recencia; si persiste, revisa las marcas de tiempo. |
Referencias: Formalización y formatos · Las cinco fases · Roles y permisos.