Formalización y formatos
Entre radicar y aprobar hay un paso que no es trámite: producir los siete formatos oficiales del sistema de gestión, recoger sus firmas y dejarlos cargados. Sin eso, la aprobación no se habilita.
El ciclo de cada documento
1 · Pendiente pending
El formato existe en el checklist pero aún no se ha generado. Es el estado inicial de los siete al radicar.
2 · Generado generated
Se produjo el archivo desde los datos del proyecto y está descargado para firmar. Aquí se habilita la zona de carga del PDF.
3 · Cargado uploaded
El PDF firmado quedó guardado en el proyecto. Cuenta para el progreso de la formalización.
Conteo de documentos en cada estado, sobre todos los proyectos en formalización.
Los siete formatos EN VIVO
Cada uno con cuántos proyectos lo tienen ya firmado y cargado.
Cargando…
Cómo se genera un documento
Se toma la plantilla oficial
Cada formato tiene su plantilla del sistema de gestión, en Word o Excel según corresponda.
Se rellena con los datos del proyecto
Los campos narrativos con formato —problemática, antecedentes, alcance, metodología, objetivos— se inyectan conservando su estructura: párrafos, listas y negritas salen como tales, no como etiquetas.
Se descarga para firmar
El documento queda en estado generado. Se imprime o se firma digitalmente según la práctica de cada firma.
Se carga el PDF firmado
Arrastrando el archivo sobre la tarjeta o eligiéndolo. El documento pasa a cargado y suma al progreso.
Por qué la aprobación depende de esto
En la vista de decisión, el paso de aprobación aparece con candado mientras falte algún documento por cargar. No es una convención visual: la verificación se hace también al confirmar la aprobación, así que no hay forma de aprobar un proyecto sin su expediente completo.
La vista de formalización
- Una barra de progreso con el total de documentos firmados sobre los exigidos.
- Una tarjeta por formato, con su estado y sus acciones: generar y descargar, o subir el firmado.
- Zona de arrastre para el PDF, activa cuando el documento ya se generó. El límite de tamaño es de 15 MB.
- Vista en lista o en cuadrícula, a elección; la preferencia se recuerda.
Preguntas que aparecen siempre
¿Puedo cargar un documento sin generarlo antes?
Me equivoqué de archivo al cargar.
¿Puede el formulador hacer la formalización?
Se corrigió un dato del proyecto después de generar un formato.
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