Manual del líder de proceso
Si tu proceso tiene plantillas asignadas, tu trabajo es responderlas todas: unas se descartan con justificación y otras se formulan. Cuando no quede ninguna pendiente, tu proceso tiene su mapa de riesgos cerrado.
Antes de empezar: la idea de fondo
No tienes que inventar los riesgos de tu proceso. Planeación ya los redactó: tú recibes un catálogo y decides, para cada uno, si aplica a tu realidad. Esa es la única pregunta difícil; el resto es describir bien lo que ya sabes.
La rutina, plantilla por plantilla
Abre la pantalla de selección
Verás tus plantillas pendientes agrupadas por tipo de riesgo. Las ya respondidas aparecen marcadas y no se pueden rediligenciar; la barra de progreso te dice cuánto llevas.
Lee la caracterización
Una pregunta de sí o no: ¿tu proceso ha presentado situaciones relacionadas con esa causa? Contéstala con honestidad, no con optimismo.
Si no aplica: descarta con justificación
Explica brevemente por qué ese riesgo no corresponde a tu proceso. Queda firmado con tu nombre y la fecha. Es irreversible, así que el sistema te pide confirmación.
Si aplica: formula
El asistente te lleva por seis pasos: evaluación, descripción, controles y revisión. Se guarda solo mientras avanzas.
Envía a revisión
Cuando el riesgo está completo, queda en la cola de Planeación.
Cómo responder bien la caracterización
| Si… | Entonces… |
|---|---|
| El hecho ya ocurrió alguna vez en tu proceso | Aplica. Formúlalo. |
| No ha ocurrido pero podría ocurrir con lo que hoy tienes | Aplica. El ejercicio es preventivo, no histórico. |
| Tu proceso no realiza esa actividad en absoluto | No aplica. Descarta explicándolo. |
| La actividad la hace otra dependencia | No aplica a ti. Dilo en la justificación y avisa a Planeación. |
| Dudas | Formúlalo. Es más fácil bajar la evaluación de un riesgo que explicar por qué se omitió. |
Los seis pasos, en corto
- Proceso y Tipo — vienen resueltos si partes de una plantilla.
- Evaluación — probabilidad, impacto y qué se ve afectado. Sin esto no avanzas.
- Descripción — las causas y la clasificación. El conector («por», «debido a») ya está puesto: escribe solo el cuerpo de la frase.
- Controles — al menos uno completo: qué se hace, si previene o detecta, si es manual o automático, y qué tan efectivo es. Esto recalcula el riesgo residual.
- Revisión — mira los dos mapas de calor antes de enviar.
Detalle de cada paso en El asistente paso a paso.
Evalúa con criterio
El inherente va sin controles
En el paso 3 evalúa como si nada lo contuviera. Los controles entran después, en el paso 5.
Sé honesto con la efectividad
Declarar un control muy efectivo que no lo es produce un residual bajo y falso: el riesgo queda sin atender.
Controles que existen
Un control es algo que hoy se hace, no algo que se debería hacer. Lo segundo es un plan de tratamiento.
Marca toda la afectación
Un riesgo puede afectar lo económico y lo reputacional a la vez. Márcalo: alimenta la descripción del riesgo.
Errores frecuentes
| Error | Consecuencia |
|---|---|
| Dejar borradores a mitad de camino | Aparecen como incompletos en la revisión y bloquean el cierre del proceso. |
| Repetir el conector en la causa | La descripción sale con «por por…». Escribe solo el cuerpo: la etiqueta ya lo pone. |
| Un solo control sin efectividad | El paso 5 no deja avanzar y el residual no se puede calcular. |
| Evaluar el inherente ya con controles | El desplazamiento entre inherente y residual sale nulo y parece que no controlas nada. |
| Descartar sin justificar de verdad | Devolución en revisión, y el trabajo hay que rehacerlo. |
Lista de verificación de cierre
- No me queda ninguna plantilla pendiente.
- Cada descarte tiene una justificación que puedo sostener frente a una auditoría.
- Todos mis riesgos formulados llegaron al paso 6, no quedaron en borrador.
- Cada riesgo tiene al menos un control completo y valorado.
- Los riesgos en zona alta o extrema tienen su tratamiento definido.
Referencias: Plantillas de riesgo · Evaluación y matriz · Preguntas frecuentes.