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Preguntas frecuentes
Las dudas que más se repiten, agrupadas por tema. Si la tuya no está, empieza por la visión general o escribe a la Oficina Asesora de Planeación.
Acceso
Entro pero no veo ninguna plantilla.
Tener el rol no basta: las plantillas hay que asignarlas. Solicítalo a
Planeación indicando tu proceso. Si acabas de recibir el rol, cierra sesión y vuelve a entrar.
¿Necesito usuario y contraseña?
No. Se entra con la cuenta institucional de Google, igual que en el resto de la suite.
¿Puedo ver los riesgos de otro proceso?
Solo si eres administrador. Un líder ve únicamente las plantillas que tiene asignadas.
Plantillas y descartes
¿Tengo que inventar los riesgos de mi proceso?
No. Planeación ya los redactó. Tu trabajo es decir si aplican y, si aplican, caracterizarlos.
Respondí una plantilla y ya no puedo editarla.
Es el principio de un solo uso: al formularla o descartarla queda consumida, porque el
catálogo respondido es el mapa de riesgos. Si hay un error, avisa a Planeación.
¿Puedo descartar un riesgo sin justificar?
No. El descarte exige justificación escrita y queda firmado con tu nombre y la fecha. Es lo
que permite explicar después por qué ese riesgo no está en el mapa.
La pregunta de mi plantilla parece al revés.
Puede ser: parte del catálogo quedó redactado como control («¿ha aplicado controles…?») en
vez de como problema. Con la bandera de descarte activa, responder «no» descarta el riesgo cuando debería
agravarlo. Repórtalo con el identificador antes de responder.
Mi proceso tiene un riesgo que no está en el catálogo.
Puedes formularlo desde cero: eliges el tipo y el sistema le asigna un identificador con el
mismo patrón. En la revisión aparece marcado como de origen propio.
Formulación
¿Tengo que guardar?
No, se guarda solo mientras avanzas. Si intentas salir con cambios sin guardar, el sistema
te avisa.
No me deja pasar de paso y no sé qué falta.
Los campos que faltan se marcan en el sitio. Los requisitos son: paso 3, probabilidad,
impacto y al menos un criterio de afectación; paso 4, los campos obligatorios de descripción; paso 5, al menos un
control completo —descripción, naturaleza, tipo y efectividad—.
La descripción sale con el conector repetido.
Escribe solo el cuerpo de la frase: el «por» y el «debido a» son etiquetas fijas que el
sistema antepone. Si los escribes tú, salen dos veces.
¿Qué diferencia hay entre riesgo inherente y residual?
El inherente se evalúa sin considerar los controles; el residual es lo que
queda después de ellos. Si ambos coinciden, es que no hay controles efectivos —o que no se valoraron—.
¿Un control es algo que hacemos o algo que deberíamos hacer?
Algo que se hace hoy. Lo que debería hacerse es un plan de tratamiento, no un control.
Revisión
El informe no cuadra con lo que veo en pantalla.
Es intencional: el resumen y los cortes del informe usan el alcance —todos los
filtros menos el de estado—, igual que los indicadores, para que sus cifras coincidan siempre entre sí. Solo la
sección de detalle usa la lista visible, y lo dice.
En la columna Responsable aparece un código largo.
Es el identificador interno del usuario sin resolver. Ocurre porque los borradores no
guardan autoría hasta enviarse; el sistema lo resuelve con un índice. Si lo ves, repórtalo.
Un riesgo dice «paso 5» pero está incompleto.
El paso guardado es hasta dónde llegó el asistente, no cuánto se diligenció. El filtro de
avance usa los pasos realmente completos, que es lo que importa para revisar.
¿Puedo editar un riesgo desde la revisión?
No: el visor es de solo lectura a propósito. Abrir el asistente cargaría el borrador ajeno y
un guardado accidental lo pisaría.