Manual del responsable
Eres el responsable de reportar una o varias operaciones de tu área. Aquí está todo tu trabajo, de principio a fin: descargar el template, diligenciarlo, subirlo por el wizard de carga —que valida la calidad antes de aceptarlo— y hacer seguimiento hasta que tu carga quede aprobada.
Qué te corresponde
Tus operaciones
Solo ves y cargas las operaciones asignadas a tu área o a ti por override. Ver permisos.
Reportar a tiempo
Cada operación tiene su periodicidad (mensual, semestral o anual) y su ventana de carga.
Datos de calidad
El wizard valida estructura, columnas, catálogos y formatos antes de aceptar el archivo.
El flujo, de un vistazo
Ingresa con tu correo institucional
La sesión es la misma de PlanItOne. En /operaciones ves el estado de tus cargas: por enviar, en revisión, aprobadas o devueltas.
Descarga el template oficial
Usa siempre el template vigente de la operación. No renombres las pestañas ni borres columnas: el wizard las mapea por sus cabeceras reales.
Diligencia el Excel
Escribe los datos justo debajo de la fila de cabeceras. Respeta los valores controlados (catálogos) y los formatos. ¿Dudas de cómo debe verse? El explorador, pestaña Ejemplo, genera una fila válida y una inválida por operación.
Sube por el wizard
En /upload?op=OP_ID el wizard corre la batería de chequeos. Si algo falla, te dice exactamente qué corregir (lo detallamos más abajo).
Haz seguimiento
Tu carga queda EN REVISIÓN. El analista la aprueba o la devuelve con observaciones; recibes el aviso en la campana de notificaciones.
Corrige si te la devuelven
Si queda DEVUELTA, lee la observación, corrige el Excel y vuelve a subir. Cuando quede APROBADA, tendrás un certificado de tu carga.
El wizard de carga, paso a paso
El wizard universal (datalab.planitone.co/upload?op=OP_ID) te acompaña en 4 pasos y aplica todas las
validaciones del schema antes de aceptar el archivo.
Requisitos para poder subir
- Sesión activa con correo institucional.
- Estar asignado como responsable de la operación (override por op) o del área. Ver modelo de permisos.
- La ventana de carga de la operación debe estar abierta (según su
schedule).
Paso 1 · Contexto
Muestra qué operación se está cargando, el ciclo destino (defaultCicloKey, ej. 2026-B),
la hoja esperada y el número de columnas. Enlaza el template oficial si el schema tiene templateUrl.
Paso 2 · Archivo
Acepta .xlsx/.xls. El archivo se parsea client-side con SheetJS; el original
se preserva íntegro (formato, fórmulas, celdas combinadas) subiéndolo a Storage en
/datalab/originales/{certId}/ — es la única fuente para descargas futuras.
Paso 3 · Verificación
Corre la batería de chequeos en orden; si uno crítico falla, se detiene ahí:
| # | Chequeo | Qué valida | Falla típica |
|---|---|---|---|
| 1 | Formato | Extensión y estructura de workbook | PDF renombrado, CSV |
| 2 | Hoja | Existe la hoja del schema (match exacto o por sheetAliases, fuzzy con espacios/case) | Pestaña renombrada por el usuario |
| 3 | Columnas | Los headers de la fila headerRow se mapean a keys canónicas vía aliases; verifica que todas las requiredColumns queden mapeadas | Columna eliminada, header editado sin alias |
| 4 | Registros | La hoja tiene al menos 1 fila de datos bajo el header | Template vacío |
| 5 | Valores controlados | Cada celda de un campo con catálogo (controlledValues + validación enum) está dentro de los valores permitidos | “docente” donde el catálogo dice “PROFESOR” |
| 6 | Campos críticos | criticalFields no vacíos en ninguna fila | Celdas en blanco intercaladas |
| 7 | Formatos y rangos | fieldValidations: patterns, rangos de fecha, enteros acotados, monedas COP | Fecha como texto libre, ‘3’ sin unidad de duración |
Puedes reproducir los chequeos 3, 5 y 7 en el validador interactivo.
D/M/YYYY,
M/D/YYYY y rangos tipo 11y12/03/2025. Aun así, el formato recomendado en los templates
es fecha nativa de Excel (celda tipo fecha), no texto.
Paso 4 · Envío
Construye la submission con su wrapper de estado, guarda las filas parseadas, sube el original a Storage
y notifica. La operación queda en estado PENDIENTE para revisión del analista.
Estados de una carga
PENDIENTE ──► EN REVISIÓN ──► APROBADA ──► PROCESADA ──► (visible en dashboards)
│
└──► RECHAZADA ──► corriges y vuelves a subir
Formatos multi-hoja SIG
Algunos formatos oficiales SIG agrupan varias operaciones en un solo Excel
(ej. FR-PET-38.02 de Admisiones: P_Inscritos, P_Admitidos, P_Matriculados, P_Gratuidad).
El wizard los detecta con detectSigSheets(): valida cada hoja contra el schema de su operación,
muestra qué hojas vienen diligenciadas y envía solo las marcadas LISTAS cuya ventana esté abierta.
Errores comunes y su causa
| Mensaje | Causa | Solución |
|---|---|---|
| Hoja "P_…" no encontrada | Pestaña renombrada o template equivocado | Descargar template oficial; no renombrar pestañas |
| Faltan columnas: … | Columna eliminada/renombrada, o el archivo es de otra versión del template | Restaurar columnas; verificar versión vigente |
| Valores fuera de catálogo | Texto libre donde va un valor controlado | Revisar el catálogo en el explorador, pestaña Catálogos |
| La hoja no contiene registros | Datos escritos fuera del rango, o header movido de fila | Los datos van justo debajo de la fila de cabeceras (headerRow) |
| Página en blanco al abrir el wizard | Error JS fatal (histórico: app/duplicate-app) | Refrescar con Ctrl+Shift+R; si persiste, reportar a Sistemas |
Notificaciones y certificados
No tienes que estar revisando: DataLab te avisa. Cuando tu carga se apruebe o se devuelva, lo verás en la campana del header. Y cada carga aceptada genera un certificado verificable con tu nombre, la operación, el número de registros y la fecha —tu constancia de que reportaste.