Documentación · PolariScore

Manual de administrador

La operación de PolariScore: formular una política en el sistema, definir cómo se mide, registrar la ejecución de cada vigencia, validar los soportes y mantener los datos en un estado que aguante una auditoría.

Descargar PDF Diagnóstico de datos Carga masiva

El ciclo de vida de una política

Formularla en el sistema

Con el asistente: datos generales, objetivos con su peso, acciones con su programación anual, responsables y documentos. El identificador se reserva automáticamente.

Definir cómo se mide

Para cada acción, un indicador con sus hitos y su programación anual. Sin esto, el avance se registra pero nadie sabe con qué criterio.

Declarar las evidencias

Qué documento se exige por acción y en qué formato. Es lo que le dice al responsable qué tiene que aportar.

Acompañar la vigencia

Revisar lo que se carga, aprobar o devolver con motivo, y responder las observaciones.

Evaluar y cerrar

Registrar lo ejecutado por año en cada acción y abrir la ficha de la política para que su total se recalcule y quede en el historial.

Crear una política

El asistente son siete pasos: Inicio → Datos → Objetivos → Acciones → Responsables → Documentos → Revisión. Antes de empezar conviene tener claro lo que más cuesta corregir después:

Decisión	Por qué es difícil de cambiar
El año de inicio	Define el mapeo entre la programación por posición y la ejecución por año. Cambiarlo obliga a re-indexar toda la ejecución registrada.
El horizonte (cuántos años)	Ampliarlo sube el denominador: el cumplimiento baja de golpe si los años nuevos no traen ejecución.
Los pesos de los objetivos	Cambian el resultado histórico de la política, no solo el actual: el total se recalcula completo.
Los identificadores de acción	Son globales; seguimientos y evidencias cuelgan de ellos. Renombrar uno deja huérfano su historial.

Verifica que los pesos sumen 1 antes de dar por terminada la formulación. Nada en la aplicación lo comprueba, y una política con pesos que suman 0,9 nunca podrá pasar del 90 %. El diagnóstico lista las que hoy están así.

Evaluar una acción

Desde la ficha de la acción, con el modal de evaluación: una pestaña por año del horizonte. Al guardar:

Se escribe lo ejecutado por año, por hijo: no se borran los años que no tocaste.
Se agrega una versión fechada al historial, con tu correo. Si ya evaluaste ese día, se añade con sufijo.
El total de la política no se actualiza aquí: hay que abrir su ficha.

Criterio para registrar: lo ejecutado debe poder sustentarse con las evidencias aprobadas del ciclo. Si el número que vas a poner no tiene soporte cargado, o falta la evidencia o el número no corresponde.

Validar evidencias

Estado	Cuándo asignarlo
Aprobado	El documento demuestra lo exigido, corresponde al periodo y es verificable.
Entrega parcial	Pertinente pero insuficiente. Deja siempre una observación diciendo qué falta.
Rechazado	No corresponde, es ilegible o es de otra vigencia. La observación es obligatoria.
En revisión	Estado inicial; también sirve para devolver algo evaluado por error.

Cada cambio de estado queda en la auditoría de la carga, con autor y fecha. Corregir una decisión es normal; lo que no debe pasar es que se corrija sin dejar la razón escrita.

Carga masiva

Cuatro cargas independientes: políticas, evidencias, responsables y seguimiento. La primera y la segunda reemplazan nodos completos. Secuencia segura:

Respalda las ramas que vas a tocar.
Verifica el nombre de la hoja: si no coincide, el cargador toma la primera del libro.
Revisa cuántas columnas de año trae el archivo: definen el horizonte de todas las acciones cargadas.
Comprueba que los pesos de objetivos sumen 1 por política.
Ten presente que la carga de políticas borra los indicadores definidos desde la aplicación.
Después de cargar, abre dos o tres políticas para que se recalculen y verifica.

Formato exacto de columnas: Carga masiva por Excel.

Notificaciones y correos

Solo la v1 notifica. Desde su panel de notificaciones se administra quién recibe el correo de "nueva evidencia cargada", con un interruptor general y una lista de destinatarios editable sin tocar configuración del servidor.

Mantén la lista corta y con buzones institucionales, no personales.
Si el envío se apaga, las notificaciones siguen llegando a la campana de la suite.
Los avisos del navegador requieren tener la pestaña abierta: no sustituyen al correo.

Mantenimiento de datos

Pesos

Revisa periódicamente que los objetivos de cada política sumen 1. Es el error silencioso más costoso.

Totales

Abre las fichas tras una carga masiva o una tanda de evaluaciones: el total solo se refresca así.

Ciclos

Vigila que las cargas entren con el formato de la versión oficial; el diagnóstico lo mide.

Cobertura

Acciones sin evidencia declarada son avance imposible de sustentar. Ciérralas primero.

Operar con dos versiones

Toda mejora de datos hay que aplicarla dos veces. Las dos aplicaciones comparten base pero no código. Antes de anunciar un cambio de comportamiento, verifica en cuál de las dos ocurre y qué ve el usuario en la otra. Ver Las dos versiones.

Para consulta y carga, dirige a la comunidad a la versión oficial.
Usa la v1 para lo que solo ella ofrece: trazabilidad de evidencias, panel de administración y correos.
Al reportar una incidencia, indica siempre en qué dominio ocurrió.

Diagnóstico rápido

Reporte	Primero revisa
"El cumplimiento no cambió"	Que se haya abierto la ficha de la política tras registrar la ejecución.
"La política no llega al 100 %"	Suma de pesos de sus objetivos.
"Subí la evidencia y no aparece"	Desde qué versión se cargó y bajo qué clave de ciclo quedó.
"El tablero muestra casi 0 %"	Es el KPI global de la v1; usa el total por política.
"No puedo entrar"	Que el dominio esté autorizado en Firebase Auth y que el usuario tenga ficha en el directorio.
"Desaparecieron los indicadores"	Si hubo carga masiva de políticas: reemplaza la rama del objetivo.

Referencias: Modelo de datos · Permisos · Infraestructura.