Especificación · PolariScore

Carga masiva por Excel

Una política con veinte acciones no se captura a mano. El módulo de actualización carga desde Excel la estructura completa, el catálogo de evidencias, el directorio de responsables y la ejecución reportada.

Es la operación más destructiva del sistema. La carga de políticas reemplaza el nodo completo de cada política que aparezca en el archivo: lo que no venga en el Excel desaparece de ese nodo. Respalda siempre antes de cargar y usa el archivo consolidado, nunca un extracto parcial.

Las cuatro cargas

Son independientes: cada una es una pestaña del módulo y se ejecuta por separado, con su propio archivo.

PolíticasEstructura completa: política, objetivos y acciones con su programación.

primera hoja del libro

EvidenciasCatálogo de soportes exigidos por acción.

hoja "Evidencias"

ResponsablesDirectorio institucional compartido con el resto de la suite.

hoja "Responsables"

SeguimientoEjecución reportada por acción y año.

hoja "Seguimiento"

Si la hoja con el nombre esperado no existe, el cargador usa la primera del libro. Es cómodo, pero también facilita cargar el archivo equivocado sin darse cuenta: verifica siempre el nombre.

Hoja de políticas

Cada fila es una acción. Los datos de la política y del objetivo se repiten en todas las filas de su rama. Una fila sin id_politica, id_objetivo o id_accion se ignora en silencio.

Columna	Nivel	Se escribe en / observaciones
`id_politica`	Política	Clave del nodo (`P-001`). Obligatoria.
`titulo` · `politica`	Política	Nombre. Se toma `titulo`; si falta, `politica`.
`objetivo_general`	Política	Propósito declarado.
`fecha_politica`	Política	Se escribe solo el año: el valor se normaliza a `01/01/AAAA`. Fuera del rango 1900–2100 queda vacío.
`total_valor_politica`	Política	Va a `importancia_politica` y también se copia en cada acción.
`responsables`	Política	Códigos separados por coma (`"R136, YJ88WH"`).
`nombre_doc_1` · `url_doc_1` `nombre_doc_2` · `url_doc_2`	Política	Dos documentos de referencia por enlace. Distintos de los documentos que se suben desde la ficha.
`id_objetivo`	Objetivo	Clave (`OBJ-01`). Obligatoria.
`objetivo_especifico` · `objetivo`	Objetivo	Enunciado del objetivo.
`importancia_objetivo`	Objetivo	El peso que decide el cálculo. Los objetivos de una política deben sumar 1.
`id_accion`	Acción	Clave (`IAP-001`). Obligatoria y única en todo el sistema.
`accion`	Acción	Lo que se compromete a hacer.
`indicador`	Acción	Descripción del indicador, en texto libre.
`importancia_accion`	Acción	Peso de la acción (no interviene en el cumplimiento del objetivo).
`anio1` … `anioN`	Acción	Programación por año. Se agrupan en el arreglo `anios`. El cargador detecta cuántas columnas trae el archivo (mínimo 6): añadir `anio7` y `anio8` amplía el horizonte.
`forma_acumulacion`	Acción	Por defecto `Acumulado` si viene vacía.
`tipo_dato_acumulado`	Acción	Por defecto `entero` si viene vacía.

El horizonte se toma del archivo completo, no de cada fila. Si una sola fila trae anio8, todas las acciones del archivo se guardan con arreglos de ocho posiciones —las que no tengan valor quedan vacías—. Eso alarga el horizonte de acciones que no debían crecer y diluye su cumplimiento.

Lo que la carga de políticas NO hace: no toca seguimientos, no crea evidencias, no recalcula totalPolitica y no elimina políticas ausentes del archivo. Tampoco preserva el nodo Indicador de las acciones: al reemplazar la rama del objetivo, los indicadores definidos desde la aplicación se pierden si no se vuelven a crear.

Hoja de evidencias

Columna	Requerida	Destino
`id_accion`	Sí	Rama del catálogo.
`id_evidencia`	Sí	Clave de la evidencia (`EV-001`).
`nombre_evidencia`	—	`titulo`
`formato`	—	Formato exigido: PDF, Word, Excel…
`estado`	—	Estado del requisito.
`id_responsable`	—	Código del responsable de aportarla.

Cuidado: esta carga reemplaza la evidencia completa. Si la evidencia ya tenía archivos en uploads, volver a cargarla por Excel con las mismas claves deja el requisito sin sus cargas. Úsala para crear el catálogo, no para reeditarlo cuando ya hay soportes subidos.

Hoja de responsables

Escribe en el directorio compartido de la raíz (responsables/{id}), el mismo que usan otras aplicaciones de la suite. No es un catálogo privado de PolariScore.

Columna	Requerida	Observaciones
`id_responsable`	Sí	Clave del directorio (`R136`).
`nombre_completo` · `cargo` · `area`	—	Datos de identificación laboral.
`correo` · `correo_personal`	—	Datos personales. Manéjalos con el mismo cuidado que cualquier base de contacto.
`documento`	—	Dato personal sensible. Evalúa si realmente hace falta cargarlo.

Al ser un directorio compartido, un error aquí afecta a otras aplicaciones de la suite. Coordina esta carga en vez de ejecutarla por iniciativa propia.

Hoja de seguimiento

Es la única carga quirúrgica: escribe año por año sin tocar el resto.

Columna	Requerida	Destino
`id_accion`	Sí	Rama del seguimiento.
`anio`	Sí	Año calendario (`2025`), no la posición en el arreglo.
`ejecutado`	—	Se escribe en `seguimientos/{id}/ejecutado/{anio}` como número; vacío se guarda como 0.

Es la carga más segura de las cuatro —solo escribe las celdas indicadas—, pero no deja rastro en historialEvaluacion: a diferencia de la evaluación desde la aplicación, no queda registro de quién reportó ni cuándo. Para cifras que vayan a auditarse, prefiere la evaluación en pantalla.

Lista de verificación antes de cargar

Respalda las ramas que vas a tocar (PolariScore/politicas y, si aplica, PolariScore/evidencias).
Confirma el nombre de la hoja: si no coincide, el cargador toma la primera del libro.
Revisa que no haya identificadores con espacios finales: "IAP-001 " crea una acción distinta.
Comprueba que importancia_objetivo sume 1 dentro de cada política.
Revisa cuántas columnas anioN trae el archivo: definen el horizonte de todas las acciones cargadas.
Si las acciones ya tenían indicadores definidos en pantalla, ten presente que la carga los reemplaza.
Después de cargar, abre dos o tres políticas para que se recalcule su total y verifica las cifras.

Relacionado: Modelo de datos · Cálculo del cumplimiento · Manual de administrador.