Evidencias y ciclos
En PolariScore la evidencia no es un adjunto suelto: es un requisito declarado de antemano —qué documento debe existir, en qué formato— que después se satisface con cargas fechadas, revisadas y con conversación propia.
Evidencia declarada y carga
La distinción es la clave de todo el módulo:
La evidencia declarada
Un requisito de la acción: “informe de resoluciones de permisos
posgraduales, en PDF”. Existe aunque nadie haya subido nada. Vive en
PolariScore/evidencias/{idAccion}/{idEvidencia}.
La carga
El archivo concreto que satisface ese requisito en un ciclo dado.
Vive en …/{idEvidencia}/uploads/{ciclo}. Una evidencia acumula una carga por ciclo.
Estado actual EN VIVO
Dónde queda cada archivo
// Firebase Storage — el binario
PlanItOne/PolariScore/evidencias/{idAccion}/{idEvidencia}/uploads/{ciclo}/{archivo}
// Realtime Database — el requisito y su carga
PolariScore/evidencias/{idAccion}/{idEvidencia} = {
titulo: "Informe de resoluciones sobre permisos posgraduales",
formato: "PDF", // formato exigido
estado: "En revisión", // estado del requisito (legado)
peso_max: "80MB",
id_responsable: "R136",
uploads: {
"2023_2": {
nombre: "PERMISOS 2023.pdf", size: 4140757, type: "application/pdf",
url: "https://firebasestorage.googleapis.com/…",
usuario: "…@unitropico.edu.co",
fecha_subida: "2023-02-07T14:52:00.000Z",
estado: "aprobado", estado_actualizado_por: "…", estado_actualizado_en: 1770246668841,
observaciones: { … }, // conversación
auditoria_estado: { … }, // historial de cambios de estado
auditoria_cambios: { … } // historial de cambios de fecha o de ciclo
}
}
}Los documentos de la política —el acto administrativo, el PASPI, el informe de seguimiento— son
otra cosa y viven aparte, en PolariScore/politicas/{id}/documentos, con su propio título, descripción y
ruta de Storage. Ver Modelo de datos.
El ciclo
El ciclo particiona las cargas en el tiempo: la misma evidencia se vuelve a exigir cada periodo, y cada carga
queda bajo su clave. El formato canónico es AAAA_S —año y semestre—.
| Ciclo | Formato | Cargas |
|---|---|---|
| Cargando… | ||
AAAA_S
y la v1 escribe solo AAAA. Una carga hecha desde una versión no aparece donde la otra la busca. El
detalle, con números, en Las dos versiones.Los estados de una carga
Cada archivo cargado tiene un estado que fija quien revisa. Es lo que distingue un soporte válido de uno subido.
En revisión
Estado inicial: cargado y pendiente de que el líder lo valore.
Aprobado
El documento sustenta lo reportado en ese ciclo.
Entrega parcial
Sirve pero no cubre todo lo exigido: falta complementar.
Rechazado
No corresponde, es ilegible o pertenece a otro periodo.
Distribución real EN VIVO
| Estado | Cargas | Proporción |
|---|---|---|
| Cargando… | ||
Trazabilidad: quién tocó qué
Es lo que diferencia a PolariScore de una carpeta compartida. Cada carga arrastra tres registros:
Observaciones
Conversación por carga: mensajes de personas y entradas automáticas del sistema cuando cambia el estado. Cada mensaje guarda autor, texto y marca de tiempo.
Auditoría de estado
Cada cambio de estado deja constancia de quién lo hizo y cuándo. El estado nunca se sobrescribe en silencio.
Auditoría de cambios
Registra correcciones de fecha y, cuando esa fecha cambia el año, el movimiento de la carga a otro ciclo, con la ruta de origen y de destino.
"auditoria_cambios": {
"-Okev65Fb0D8kugU4Yur": {
"tipo_cambio": "movimiento_ciclo",
"desde": "/PolariScore/evidencias/IAP-001/EV-001/uploads/2025_2",
"hacia": "/PolariScore/evidencias/IAP-001/EV-001/uploads/2023_2",
"motivo": "Cambio de fecha que altera el año del ciclo",
"realizado_por": "sistema",
"realizado_en": 1770246664695
}
}Cómo se carga una evidencia
Elige la acción
Desde el módulo de carga se recorre política → objetivo → acción, o se llega directo desde la ficha de la acción.
Revisa las evidencias exigidas
La acción lista sus requisitos y marca cuáles ya tienen carga en el ciclo activo. Lo pendiente queda a la vista.
Sube el archivo
Con progreso real, opción de cancelar, reemplazar o eliminar. El límite declarado por evidencia es de 80 MB.
Queda en revisión
El líder de la política la aprueba, la marca como parcial o la rechaza, siempre dejando la razón en las observaciones.
Buenas prácticas
- Un archivo por evidencia. La revisión es por carga: un comprimido con todo obliga a aprobar o rechazar en bloque.
- Respeta el formato exigido. Si la evidencia pide PDF y llega un Excel, el revisor tiene que decidir si eso cuenta —y esa decisión debería estar tomada de antemano—.
- Verifica el ciclo antes de subir. Es el error más frecuente y el más difícil de detectar después.
- Usa las observaciones. Un rechazo sin motivo escrito obliga al responsable a adivinar.
Relacionado: Las dos versiones · Modelo de datos · Diagnóstico de datos.